ГЛАВГОСЭКСПЕРТИЗА РОССИИ

ПАМЯТКА
о некоторых правилах написания и условностях, которые необходимо соблюдать при подготовке и оформлении документов

Москва 1999

ВВЕДЕНИЕ

Рациональное составление служебных документов с учетом их особенностей является весьма актуальной задачей в деле совершенствования и повышения эффективности управленческого труда и требует знания определенных правил и норм работы с документами.

Цель настоящей Памятки состоит в том, чтобы показать специфику языка служебной документации и ознакомить специалистов учреждений, организаций, предприятий и т.п. с методическими рекомендациями по составлению текстов деловых документов, выработанных на основе накопленного опыта, сложившихся традиций и новейших достижений в области документационной лингвистики.

Памятка составлена с учетом требований нормативных и методических документов в области делопроизводства и архивного дела, а также правил написания наименований федеральных органов исполнительной власти, общественных организаций, государственных учреждений и предприятий, должностей, званий и т.п. В ней приводятся примеры написания отдельных слов и словосочетаний, даются рекомендации по обеспечению делового стиля документов, основные требования при составлении и унификации тестов документов.

Памятка разъясняет и конкретизирует порядок применения и внедрения ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», включает методические рекомендации по оформлению документов, а также отражает терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 51141-98, Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Памятка состоит из 6 разделов.

Памятка призвана оказать помощь специалистам учреждений, организаций, предприятий и т.п. при подготовке и оформлении служебных документов.

Содержание

I. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТОВ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Текст документа несет основное смысловое содержание документа -управленческое действие, решение, коммерческую сделку и т.д.

1.2. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.

Текст документа составляют на русском или национальном языке субъекта Российской Федерации (далее по тексту - национальном) в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» пишут только на русском языке при направлении их:

· в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

· на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации;

Документы, направляемые зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны, в которой размещается корреспондент, или на английском языке.

1.3. В деятельности организаций могут использоваться унифицированные тексты документов, представленные в форме связного текста, трафарета, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.

1.4. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.д.

Связные тексты допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок. Например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 24 ноября 1999 года №148 «Об утверждении Положения о Госстрое России».

Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы -распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения.

1.5. При подготовке документов, составленных по однотипным повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров контрактов, актов, сопроводительных, гарантийных и рекламных писем претензий, заявок, заключений и т.д.) рекомендуется разрабатывать или использовать унифицированные формы с трафаретным текстом. Если подготовка документов ведется на средствах электронно-вычислительной техники (ЭВТ), необходимо использовать базу данных «текстовых заготовок».

1.6. Текст документов, регулирующих деятельность организации (положение, устав, должностная инструкция и т.д.) состоит из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Структура текста положения об организации или о ее подразделении состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Задачи.

3. Функции.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения.

Структура должностной инструкции включает следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Права.

4. Ответственность.

5 .Взаимоотношения.

1.7. В распорядительных документах организации, издаваемых принципах единоначалия (приказ, указание, распоряжение) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ).

В первой части распорядительного документа может указываться основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ.

Распорядительная часть может делиться на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера или исполнителя перечисляются в одном пункте. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола неопределенной формы. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию в следующем составе...

В том случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже.

Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия.

Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику Общего отдела Лисаченко И.А. осуществлять контроль за выполнением машинописных работ.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется тремя парами цифр. Например:

Срок представления - 15.09.99.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Например:

3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника Общего отдела Лисаченко И.А.

или

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

1.8. В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного лица.

Текст протоколов состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть строится по схеме:

Председатель -

Секретарь -

Присутствовали:

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).

1.9. Акт составляется несколькими лицами и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией (например, экспертной) то первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, а также выводы и заключения. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экземпляр -

2-й экземпляр -

3-й экземпляр -

1.10. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения. Договор (контракт) содержит следующие сведения, например:

· наименование сторон (полное и сокращенное название);

· наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения;

· наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа;

· срок действия договора;

· начало и окончание работ по договору;

· стоимость работы и порядок расчета;

· порядок сдачи и приемки работы;

· юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номера телефонов, факсов);

· подпись руководства организации.

Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

1.11. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права доверенности лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица).

Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения, например:

· должность и паспортные данные доверенного лица;

· организация, в которой производятся действия по доверенности

· вид действий;

· образец подписи лица, получившего доверенность;

· срок действия доверенности;

· подпись руководства организации (автора доверенности).

1.12. По содержанию и назначению письма, как вид документа, могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Допускается форма изложения текста от третьего лица единственного числа, например: Госстрой России не возражает.

Форма изложения текста письма от первого лица единственного лица (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в двух случаях:

· письмо оформляется на должностном бланке;

· письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма составляют в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну ил две смысловые части.

Письмо, состоящее из одной части - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.

Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая - заключение, просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п.

Текст простого письма не должен превышать 1-2-х машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.

Сложные письма могут содержать до 5-ти страниц текста. Они состоят следующих основных частей:

· обращение;

· вступление;

· основное содержание;

· заключение.

Если ситуация требует непосредственно обратиться к должностному лицу, обращение является обязательным элементом.

При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сферы деятельности и т.д.

В ГОСТе Р 6.30-97 не нашел разрешения вопрос о правилах обращения к получателю документа.

Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются, например:

Уважаемый Сергей Петрович!

Господин Титов!

Сергей Петрович!

Уважаемый господин Титов!

Уважаемый г-н Титов!

Уважаемая госпожа Петровская!

Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма.

Глубокоуважаемый товарищ Петров!

При обращении к должностным лицам высших и центральных федеральных органов власти, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам, различных вероисповеданий, допускается обращение с указанием должности без фамилии. Например:

Господин Президент!

Ваше Преосвященство!

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания.

Вступление может содержать:

· ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;

· констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами «просим» (письмо-просьба или запрос), «высылаем», «направляем», «представляем» (сопроводительное письмо), «сообщаем» (информационное письмо).

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости. Например: «С уважением... », «Искренне Ваш...».

Заключительная формула вежливости отделяется от названия должности запятой.

Например:

С уважением,

Начальник                                    личная подпись                          Ю. Б. Жуковский

1.13. Анкета - это форма представления унифицированного теста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.

Постоянной информацией в анкете являются наименование признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы.

Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.

1.14. Таблица - форма представления унифицированного теста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень и т.п.).

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных крайне левой графе (боковик таблицы). Например:

Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатает более, чем на одной странице. На последующих страницах печатаются номер граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его, например:

Таблица 1
(тыс. руб.)

Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы, например:

Таблица 2

Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.

Заголовок пишется над таблицей посредине ширины листа. В конце заголовка точка не ставится, например:

СВЕДЕНИЯ

заголовки граф

Когда в документе приводится несколько таблиц, над каждой таблицей справа указывается слово «Таблица» с порядковым номером (без знака №). Если в документе приведена одна таблица, то ее не нумеруют и слово «таблица» не пишут. В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц.

Сокращение слов в заголовке таблице и заголовках граф не допускается.

Графа «в том числе» должна входить в один из ярусов той графы, к которой она относится, выносить ее в отдельную графу не допускается, например:

неправильно

правильно

В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста позиции не ставятся.

Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже, во множественном числе. Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения.

Например:

Таблица 3
(штуки)

Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то единицы измерения следует писать после заголовка каждой графы в скобках, например:

Таблица 4

Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то единицы измерения следует вынести в отдельную графу, например:

Таблица 5

Повторяющиеся друг под другом слова в одной и той же графу таблиц могут быть заменены кавычками.

Заменять кавычками цифры, математические знаки, знаки процента и номера, обозначения марок материалов не допускается.

Если повторяется лишь часть фразы, то допускается эту часть заменять словами «То же» с добавлением дополнительных сведений.

Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.

В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

При отсутствии данных в графах таблиц следует ставить тире.

Допускается оформлять таблицы следующим способом:

Таблица 6

1.15. Документы должны быть написаны деловым стилем.

К основным стилевым чертам деловой речи относятся:

· нейтральный фон изложения;

· точность и ясность изложения;

· лаконичность и краткость текста.

Специфика делового стиля определяется назначением документа.

Однозначность понимания текста обеспечивает употребление терминов. В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.

Допускается употреблять так называемые универсальные слова и использовать их вместо точных смысловых определений в различных контекстах. Например:

«До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции здания Большого театра».

или

«Протокол слабо отражает намерения договаривающихся сторон».

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать:

не «при сем направляем», а «направляем»;

не «сего года», а «этого года (текущего года)»;

не «настоящим сообщаем», а «сообщаем»;

не «настоящий акт составлен», а «акт составлен».

Особенностью делового стиля является использование и широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например:

Установлено, что в период с... по...

В соответствии с ...

В целях...

Направляем (представляем, высылаем) Вам...

Считаем целесообразным...

Как правило, в текстах используются существительные, образованные от глаголов, со значением действия (оказать помощь, провести экспертизу) или глаголы в форме третьего лица (акт подписан членами комиссии и утвержден руководством).

В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:

«В связи с крайне низкой эффективностью использования..., а также в связи с недостаточной загруженностью... просим Вас решить вопрос о... ».

В служебных документах неуместно употреблять выражения типа «будьте так любезны» или «Не откажите в любезности сообщить».

В деловой переписке используются местоимения «мы» и «Вы» вместе «я» и «он».

Страдательные конструкции предпочтительнее действительных. Например:

не «мы выполним», а нами будет выполнено»;

не «Вы предлагаете», а «Вами предложено».

В целях сжатия текста используются общепринятые сокращения: СНГ; графические - г-н, ж.-д., кв. м и др.

Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие.

1.16. Правила переноса слов

1.16.1. При переносе слов нельзя оставлять в конце строки или переносить на другую строку часть слова, не составляющую слога, например, неправильно:
просмо - тр, ст - ройка; правильно: про - смотр, строй - ка.

1.16.2. При переносе слов нельзя отделять ъ, ь и й от предшествующей буквы. Например, неправильно: под - ъезд, бол - ьшой, во - йна; правильно: подъ - езд,
боль - шой, вой - на.

1.16.3. Если после приставки стоит буква ы, то переносить часть слова, начинающуюся с ы, не следует. Например: неправильно: без - ыдейный, пред - ыдущий: правильно: безы - дейный, преды - дущий.

1.16.4. При переносе слов с приставками нельзя разбивать односложную приставку, если за приставкой идет согласная, а также нельзя оставлять в конце строки при приставке начальную часть корня, не составляющую слога, например: неправильно:
эк - сперт, пок - рытие, тран - спорт; правильно: экс - перт, по - крытие,
транс - порт.

1.16.5. При переносе сложных слов нельзя оставлять в конце строки начальную часть второй основы, если эта часть не составляет слога. Например, неправильно: пятиг - раммовый, Волгог - рад, Кирова - бад; правильно: пяти - граммовый, Волго - град, Киров - абад.

1.16.6. Нельзя разбивать переносом односложную часть сложносокращенного слова. Например, неправильно; спе - цодежда; правильно: спец - одежда.

1.16.7. Нельзя оставлять в конце строки или переносить в начало следующей две одинаковые согласные, стоящие между гласными. Например, неправильно: ма - сса; правильно: мас - са..

Это правило не относится к начальным двойным согласным корня, а также к двойным согласным второй основы в сложных словах, например: сожженый, нововведение. Эти слова надо переносить так:

со - жженый, ново - введение.

1.16.8. Нельзя разбивать переносом сокращенные слова (аббревиатуры), например: Ростовская - АЭС, ТЭЦ - 9, ЗИЛ - 130.

1.16.9. Некоторые слова не подлежат переносу, например: Азия, узнаю, фойе.

1.16.10. Нельзя отделять слово «России» от слова, к которому оно относится, например:

1.16.11. Нельзя отделять арабские и римские цифры от единиц измерения и поясняющих их слов, например неправильно: 1 января 2000 - г., 53 - км, 72 - кв.м, XX - век.

1.16.12. Нельзя отделять при переносе из одной строки в другую инициалы от фамилии. Неправильно: Маслов - Н.В., Чернышев - Л.Н.

1.16.13. Нельзя отделять при переносе из одной строки в другую сокращенное слово от имени собственного, к которому оно относится. Неправильно: г-на - Петрова, г. - Загорск.

1.16.14. Нельзя переносить на другую строку пунктуационные знаки кроме тире, стоящего после точки или после двоеточия перед второй частью прерванной прямой речи.

1.16.15. Нельзя разбивать переносом на другую строку условные сокращения типа и т.п., и т.д., и пр.

1.16.16. Нельзя переносить наращения. Неправильно: 1 - - е, 2 - - ая.

1.17. Тире и дефис.

1.17.1. Тире ставится между словами для обозначения пространственны временных или количественных пределов (вместо «от ... до»), например:

железнодорожная магистраль Санкт-Петербург - Москва:

восстановление движения на линии метрополитена между станциями «Лесная» - «Площадь мужества».

При написании временных и количественных пределов перед и после тире пробелы не ставятся, например:

10-11 ноября 1999 г.

1.17.2. Тире ставится между существительными и распространенным приложением, например: страны - члены СНГ.

1.17.3. Тире ставится, если одиночное приложение относится к двум существительным, например: министерства и ведомства - заказчики.

1.17.4. Дефис ставится между существительным и одиночным приложением, например: министерство-заказчик, министерство-поставщик

1.17.5. Через дефис пишутся сложные слова, например: дизель-мотор, погрузчик-смеситель, прерыватель-распределитель.

1.18. Сочетание знаков препинания.

1.18.1. Запятая, точка с запятой, точка, двоеточие и тире перед закрывающими кавычками никогда не ставятся (даже при цитировании), все знаки ставятся после кавычек.

1.18.2. Ни перед открывающейся, ни перед закрывающейся скобкой не ставится запятая, точка с запятой, двоеточие и тире. Все эти знаки ставятся только после закрывающейся скобки, например:

Новые тенденции в градостроительстве (прежде всего снижение этажности жилой застройки, развитие малоэтажного жилищного строительства, а также необходимость в размещении значительного количества новых учреждений), а также отсутствие неосвоенных территорий и средств на их освоение, вынуждают к поискам площадок под размещение объектов в застроенных районах населенных мест и пересмотру концепции ранее разработанной и утвержденной градостроительной документации.

1.18.3. Точка перед открывающейся и закрывающейся скобкой ставится в том случае, если перед скобкой стоит законченное предложение, а слова, заключенные в скобки, имеют самостоятельное значение, например:

Конструктивное решение пристройки не обосновано расчетами и, по экспертной оценке, не обеспечивает безопасной эксплуатации здания. (Кирпичные колонны, воспринимающие нагрузки от перекрытий, опираются на фундаментные балки, сечения элементов стропильной крыши занижены в 2,5-3 раза.)

1.18.4. Если после цитаты следует ссылка на автора или на произведение, то эта ссылка заключается в скобки. Точка ставится после скобки, например:

«Хотели как лучше, а получилось как всегда» (Черномырдин).

1.18.5. После цифровых и прописных буквенных перечислений с точкой: 1., 2., 3.; I., П., III. или А., Б., В. - абзацы следует начинать с прописных букв, а последние строки абзацев заканчивать точками.

1.18.6. После строчных буквенных или цифровых обозначений со скобкой а), б), в), или 1), 2), 3) - пункты нужно начинать со строчной буквы и отделять точкой с запятой. Если пункт состоит из нескольких абзацев, то они отделяются друг от друга точками; последний абзац пункта заканчивается точкой с запятой.

1.18.7. Знаки №, %, и § для обозначения множественного числа удваивать не следует, например:

1.19. Сноски.

Сноски печатаются в конце соответствующей страницы. Первое слово в сноске пишется с прописной буквы и в конце ставится точка.

В тексте документа сноски должны быть оформлены одинаково: цифрами (1), 2), 3)) или звездочками (*), **), ***)). Знаки препинания (запятая, точка с запятой, двоеточие, точка) в тексте ставятся после знака сноски.

1.20. Примечания.

Примечания к служебным документам допускаются только в исключительных случаях, когда соответствующее пояснение невозможно изложить в тексте документа.

Примечания обычно выносятся в конец материала, если не требуется сделать примечание к соответствующему пункту или абзацу.

Примечание отделяется от текста двумя межстрочными интервалами.

Слово «Примечание» пишется с «красной строки» без подчеркивания и после него ставится точка. Текст примечания начинается с прописной буквы и печатается через один межстрочный интервал. Вторая и последующие строки примечания пишутся от левого поля. В конце текста примечания ставится точка. Например:

Примечание. Более подробная информация о работе, проводимой в регионах Российской Федерации по энергосбережению в строительстве и жилищно-коммунальном хозяйстве, будет представлена в отдельном аналитическом докладе, подготавливаемом Главгосэкспертизой России.

Если примечаний несколько, то слово «Примечания» пишется от левого поля и после него ставится двоеточие. Каждое примечание пишется с «красной строки» и нумеруется арабской цифрой. Примечания отделяются друг от друга двумя межстрочными интервалами.

1.21. Резолюции.

Резолюция - реквизит документа, который пишется соответствующим должностным лицом и содержащий принятое решение по данному документу.

В резолюции определяются подразделения или должностные лица, которым может быть поручено выполнение задания, анализа, выработки предложений и др.

Резолюция включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Степанову Р. В.

Кельчевскому К.Д.

Прошу рассмотреть и подготовить
предложения.

Срок исполнения - 15.12.99.

личная подпись

01.12.99

При наличии нескольких исполнителей, ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции.

Резолюция оформляется на бланке формата А6 (10,4 мм ´ 14,5 мм). В этом случае указывается регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится.

Допускается оформлять резолюцию от руки соответствующем руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.

1.22. Корректурные знаки, применяемые при редактировании и исправлении ошибок

Служебный документ, передаваемый для печати, должен быть написан аккуратно, разборчиво, предварительно согласован и отредактирован. Для исправления ошибок, обнаруженных в тексте применяются корректурные знаки:

é      вставить или заменить одну букву, цифру, знак, например:

     вставить слово или несколько слов, например:

   убрать лишнюю букву или знак, например:

      убрать несколько букв, слово, строку, например:

   убрать несколько строк, например:

 - сделать пробел между словами или знаками, например:

 - убрать пробел между словами или знаками, например:

 - поменять местами стоящие рядом слова, буквы, например:

 - переставить слово или группу слов, например:

 - передвинуть текст до указанного предела, например:

          Это предложение отклонено, как противоречащее основным Положениям проекта постановления

 - печать в строчку, например:

 - сделать абзац, например:

 - заменить строчную букву прописной или прописную строчной. Две линии ставятся над буквой (при замене строчной буквы на прописную) или над буквой (при замене прописной буквы строчную), например:

 - оставить как было, т.е. не учитывать исправления, например:

 - набрать строчными (подчеркнуть снизу букву, слово), например:

 - набрать курсивом, например:

 - сделать разрядку, например:

II. ПРАВИЛА НАПИСАНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ НАИМЕНОВАНИЙ. СЛОВ И СЛОВОСОЧЕТАНИЙ

1. НАЗВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНОВ ВЛАСТИ И УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Названия документов, которые пишутся с прописной буквы

Конституция Российской Федерации

Декларация прав и свобод человека и гражданина

Федеральный закон (название)

Закон Российской Федерации (название)

Указ Президента Российской федерации (название)

Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию (название)

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях

Градостроительный кодекс Российской Федерации.

Названия документов без предшествующего, стоящего вне названия родового слова (инструкция, положение, программа и т.п.), пишутся с прописной буквы, например:

Комплексная программа подготовки к празднованию 300-летия г. Петрозаводска, Генеральный план развития Москвы.

В названиях документов, принятых совещаниями, конференциями организаций и учреждений, с прописной буквы пишется первое слово:

Решение Всероссийского совещания руководителей экспертных органов.

Так же пишутся названия международных договоров, соглашений конвенций: Соглашение о межгосударственной экспертизе проекта строительства, представляющих взаимный интерес для государств участников Содружества Независимых Государств.

Предшествующее сложное прилагательное, образованное от названий стран, заключивших договор, пишется со строчной буквы, например российско-казахстанский Договор о...).

В этих документах пишутся с прописной буквы слова «Договор», «Конвенция», «Соглашение».

1.2. Названия документов, которые пишутся со строчной буквы:

проект федерального конституционного закона (название)

проект федерального закона (название)

распоряжение Президента Российской Федерации,

постановление Совета Федерации Федерального Собрания

постановление Государственной Думы Федерального Собрания

постановление Правительства Российской Федерации

распоряжение Правительства Российской Федерации

постановление Госстроя России

приказ Госстроя России

Вид документа с предшествующим родовым словом, не включенным заголовок, пишется со строчной буквы, а заголовок заключается в кавычки начинается с прописной буквы: инструкция «О порядке проведения государственной экспертизы проектов строительства».

2. ГЕОГРАФИЧЕСКИЕ НАЗВАНИЯ, НАЗВАНИЯ ГОСУДАРСТВ, АДМИНИСТРАТИВНО-ТЕРРИТОРИАЛЬНЫЕ НАИМЕНОВАНИЯ

2.1. Общее правило написания географических названий.

С прописной буквы пишутся все слова, входящие в состав географических названий, за исключением родовых географических терминов (остров, море, гора, озеро, река, город и т.д.), употребляемых в прямом значении, служебных слов, а также слов "имени", "памяти", "лет".

Например: Арктика, Урал, Восточная Сибирь, водопад Кивач, река Волга, долина Тамашлык, Западно-Карельская возвышенность, залив Благополучия, остров Новая Земля, Большая песчаная пустыня, Главный Кавказский хребет, Ростов-на-Дону, библиотека имени Ленина.

2.2. Прилагательные, образованные от собственных географических названий.

Пишутся с прописной буквы, если они входят в состав сложных географических названий или в качестве прозвищ, фамилий, индивидуальных названий: Московская область, Северный Ледовитый океан, Кольский залив, остров Врангеля.

Пишутся со строчной буквы, если не входят в состав сложного собственного географического наименования: азиатские страны, московская школа, тихоокеанская сельдь.

2.3. Географические названия с родовым понятием, потерявшим свое прямое значение.

Существительные (типа лес, поляна, церковь и т.д.) пишутся с прописной буквы, если они употреблены не в прямом значении и называют объект условно: Золотые Ворота (пролив), Советская Гавань (город), Новая Земля (остров), Чешский Лес (горы), Золотой Рог (бухта), Вятский Увал (возвышенность), Белая Церковь (город).

2.4. Названия должностей, званий, титулов в составных географических названиях:

Пишутся с прописной буквы: берег Принца Улафа, Земля Королевы Мод, острова Королевы Шарлотты.

Слово «Святой» в географических названиях пишется с прописной буквы:

горы Святого Ильи, залив Святого Лаврентия, остров Святой Елены.

2.5. Сложные географические названия

Слитно пишутся названия:

со вторым компонентом -город, -град, -дар, -поль, -полье и т.д.:

Звенигород, Краснодар, Севастополь, Белополье;

с первым компонентом ново-, старо-, нижне-, средне-, бело-, красно-, черно-, центрально- и т.д.: Новокузнецк, Старобелъск, Нижнеенисейская возвышеность, Среднеамурская равнина, Белокаменск, Краснохолмская набережная, Черноголовка;

с первым компонентом - числительным: Второкаменский, Первоуральск, Пятигорск, Троебратский;

представляющие собой сложносокращенные слова: Свиръстрой, Трудфронт (поселок городского типа).

Пишутся через дефис (каждая часть с прописной буквы):

существительные или прилагательные, состоящие из двух равноправны компонентов: Химки-Ховрино, Ильинское-Хованское, Ликино-Дулево, Садовая-Триумфальная;

названия, представляющие собой сочетание существительного последующим прилагательным: Гусь-Хрустальный, Дмитриев-Льговский, Переславль-Залесский;

сложные прилагательные с первым компонентом Северо-, Южно-, Западно-, Восточно-:

Северо- Чуйский хребет

Южно-Голостепский канал

Западно-Сибирская равнина

Восточно-Сибирское море;

названия населенных пунктов с первым компонентом верх-, соль-, усть-:

Соль-Илецк

Усть-Орда

Усть-Ишим, но Сольвычегодск;

переданные по-русски иноязычные географические названия, которые в оригинале пишутся раздельно или через дефис:

Нью-Йорк

Стара-Загора;

топонимы * в предложной конструкции:

Камень-на-Оби

Красное-на-Волгв.

* Наименование местности

2.6. Родовые иноязычные слова в составе географических названий

Пишутся со строчной буквы в том случае, если они вошли в русский язык в качестве нарицательных существительных (фьорд, каньон и др.): Варангер-фьорд.

В остальные случаях принято написание с прописной буквы: Йошкар-0ла (ола-город), Кзыл-Орда (кзыл - красная), Сьерра-Невада (Сьерра - горная цепь).

2.7. Служебные слова (предлоги, артикли, частицы) в начале иноязычных географических названий

Пишутся с прописной буквы и присоединяются дефисом: Де-Риддер, Ла-Асунсьон, Ла-Мартр, острова Де-Лонга, а также Санта-Крус, Сан-Франциско, Сен-Готард.

2.8. Служебные слова в середине сложных русских и иноязычных географических названий

Пишутся со строчной буквы и соединяются двумя дефисами: Айн-эль-Хаджель, Комсомольск-на-Амуре, Пуэрто-де-Чоррера, Франкфурт-на-Майне.

2.9. Страны света, части света

С прописной буквы пишутся названия стран света (простые и составные), когда они употребляются вместо географических названий: народы Востока (т.е. восточных стран). Дальний Восток, страны Запада, Крайний Север.

В остальных случаях названия стран света пишутся со строчной буквы:

запад, юго-восток.

Части света пишутся с прописной буквы: Австралия, Азия, Америка, Антарктида, Африка, Европа.

2. 10. Неофициальные названия географических единиц, частей стран

В этих названиях все слова, кроме родовых (берег, побережье, материк, континент и т.д.), пишут с прописной буквы: Азиатский материк, Атлантическое побережье, Верхнее Поволжье, Восточное побережье США, Европейский континент, Заполярье, Новый Свет, Оренбуржье, Приднестровье, Северный Урал, Южный берег Крыма.

2.11. Географические области и зоны.

Пишутся со строчной буквы: лесостепная полоса, лесотундровая зона.

2.12. Геологические бассейны, месторождения ископаемых, бассейны рек.

Пишутся с прописной буквы, кроме родовых слов: бассейн Волги, Волжско-Уральский нефтегазоносный бассейн, Вятско-Камское месторождение фосфоритов, Средиземноморский бассейн.

2.13. Участки течения рек и плесов

Пишутся со строчной буквы, если они не входят в состав сложных собственных названий: верхняя Припять, нижняя Березина, средний плес Волги,

но: Верхняя Тура, Нижняя Тунгуска.

2.14. Морские пути

С прописной буквы пишется первое слово: Северный морской путь.

2.15. Названия государств

В официальных названиях государств все слова пишутся с прописной буквы: Российская Федерация - Россия, Эстонская Республика, Австралийский Союз, Иорданское Хашимитское Королевство, Государство Израиль, а также республики, входящие в состав Российской Федерации: Республика Адыгея, Республика Дагестан и т.п.

Пишутся через дефис названия государств: Гвинея-Бисау, Коста-Рика, Папуа-Новая Гвинея, Сьерра-Леоне.

Все слова в неофициальных общепринятых названиях зарубежных стран и их частей, кроме родовых (берег, побережье, материк, континент, центр, зон, и т.п.), пишутся с прописной буквы: Альбион, Англия, Внутренняя и Внешняя Монголия, Северная Италия, Соединенное королевство.

В образных названиях зарубежных стран с прописной буквы пишутся либо первое слово, либо слово, подчеркивающее характерный признак называемого объекта: Страна восходящего солнца (Япония), Страна утренней свежести (Корея).

2.16. Группы, союзы и объединения государств

В их названиях с прописной буквы пишутся первое слово и собственны имена: Европейская ассоциация свободной торговли. Таможенный экономический союз Центральной Африки.

2.17. Административно-территориальные единицы.

В их названиях с прописной буквы пишутся все слова, кроме родовых обозначений (край, округ, область): Красноярский край, Ханты-Мансийский автономный округ, Московская область.

2.18. Улицы, переулки, городские достопримечательные места

В названиях проспектов, улиц, площадей, переулков и т.п. все слова, кроме родовых (аллея, бульвар, набережная, переулок, площадь, проезд, просек, проспект, тупик, улица, шоссе), пишутся с прописной буквы по общему правилу написания географических названий: проспект Мира, улица Бутырский Вал, улица Каретный Ряд, Большая Дмитровка, улица Серпуховской Заставы, улица Теплый Стан, площадь Крестьянской Заставы, Никитские Ворота, Фуркасовский переулок, Сытинский тупик, Большой Каменный мост, Ростовская набережная, шоссе Энтузиастов.

В названиях городских достопримечательных мест все слова, кроме родовых нарицательных, употребляемых в прямом значении (замок, дворец, кладбище и т.д.), пишутся с прописной буквы: Большой Кремлевский дворец, Зимний дворец, Инженерный замок, Новодевичье кладбище, Петропавловская крепость.

Кремль пишется с прописной буквы, когда является собственным именем части города (Московский Кремль), и со строчной, когда употребляется как обобщенное наименование древней крепости.

2.19. Железнодорожные станции, вокзалы, аэропорты, станции метро

В названиях железнодорожных станций, вокзалов, аэропортов с прописной буквы пишутся все слова, кроме родовых обозначений: аэровокзал Внуково, Курский вокзал, Москва-Товарная, станция Переделкино.

Станции метро следует писать без кавычек, с прописной буквы первое слово и имена собственные: станция метро Арбатская, Измайловский парк, Ленинский проспект.

3. ПРЕДПРИЯТИЯ, УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ, ОБЪЕДИНЕНИЯ

3.1. Общее правило

В названиях организаций (предприятий, учреждений, фирм и т.п.) единичного характера с прописной буквы пишутся первое слово и входящие в состав названия собственные имена: Федеральный лицензионный центр, Российское общество инженеров строительства, Академия коммунального хозяйства имени К.Д. Панфилова.

Названия организаций неединичного характера пишутся со строчной буквы: бюро пропусков, отдел кадров, поликлиника № 140 Гагаринского района.

Названия организаций во множественном числе пишутся со строчной буквы: территориальные органы государственной вневедомственной экспертизы субъектов Российской Федерации.

3.2. Правила написания наименований государственных и общественных органов, организаций и должностей

3.2.1. Использование в названиях организаций наименований «Россия», «Российская Федерация» и образованных на их основе слов и словосочетаний осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 7 декабря 1996 года №1463 «Об использовании в названиях организаций наименований «Россия», «Российская Федерация». В названиях организаций наименования «Россия», «Российская Федерация», слово «федеральный» и образованные на их основе слова и словосочетания применяются в соответствии с актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации.

Наименование «Российская Федерация» используется в полных названиях органов государственной власти Российской Федерации.

Наименования «Россия», «Российская Федерация» и образованные на их основе слова и словосочетания не используются, как правило, в названиях организаций, образуемых (учреждаемых) организациями, уже имеющими в своем названии такие наименования, кроме случаев включения ими своего названия в название создаваемой организации.

Слово «федеральный» используется, как правило, в названиях органов государственной власти Российской Федерации, а также организаций, образуемых с участием государства.

3.2.2. Название должности главы исполнительной власти в Российской Федерации и высшего должностного лица Российской Федерации пишется с прописной буквы:

Президент Российской Федерации.

В названиях органов при Президенте Российской Федерации пишутся с прописной буквы первое слово и имена собственные, например:

Заместитель Руководителя Администрации Президента Российской Федерации

Администрация Президента Российской Федерации

Контрольное управление Администрации Президента Российской Федерации.

Названия должностей пишутся:

с прописной буквы

Руководитель Администрации Президента Российской Федерации

Главный государственный инспектор Российской Федерации;

со строчной буквы

государственный секретарь при Президенте Российской Федерации

советник Президента Российской Федерации

начальник Контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации.

Названия актов Президента Российской Федерации пишутся:

Указ Президента Российской Федерации, но: указы президента Российской Федерации распоряжение Президента Российской Федерации.

3.2.3. В названии высшего органа исполнительной власти все слова пишутся с прописной буквы:

Аппарат Правительства Российской Федерации,

Коллегия Правительства Российской Федерации

3.3. Порядок использования полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти

В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления Российской Федерации пишется с прописной буквы первое слово. Если в их состав входят имена собственные или названия других учреждений, то эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении.

Распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и аппарата Правительства Российской Федерации от 9 сентября 1999 года предложено использовать сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти при подготовке проектов распоряжений Президента Российской Федерации, распоряжений Правительства Российской Федерации, протоколов заседаний и совещаний, служебных писем, в документах справочного характера и приложениях (нетекстовых) к указам Президента Российской Федерации и постановлениям Правительства Российской Федерации, а также при подготовке проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации об утверждении положений о федеральных органах исполнительной власти.

При подготовке проектов указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации и иных официальных документов используются полные наименования федеральных органов исполнительной власти.

Примеры использования полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти

3.4. Высшие органы государственной власти и управления республик в составе Российской Федерации

В названиях высших органов государственной власти и управления республик в составе Российской Федерации все слова пишутся с прописной буквы:

Верховный Совет Карачаево-Черкесской Республики

Совет Министров Республики Башкортостан.

Названия высших должностей в республиках пишутся с прописной буквы:

Президент Республики Татарстан.

В названиях министерств, государственных комитетов, других центральных органов государственного управления республик и должностей их руководителей пишется с прописной буквы первое слово:

Министерство торговли Республики Тува

Министр финансов Республики Адыгея.

3.5. Местные органы государственной власти и управления

Слово «Совет» в значении органа власти пишется с прописной буквы, за исключением тех случаев, когда оно входит в состав сложносокращенных слов, например: Совет народных депутатов, местные Советы народных, депутатов, Таганский районный Совет народных депутатов (Таганский райсовет).

Пишется со строчной буквы:

администрация Нижегородской области, мэрия Санкт-Петербург правительство Москвы, глава администрации Красноярского края, губернатор Сахалинской области, мэр Санкт-Петербурга, премьер правительства Москвы.

3.6. Части и отделы организаций

Названия главных управлений и самостоятельных отделов в состав ведомства пишутся с прописной буквы: Главное управление государственной вневедомственной экспертизы; Отдел государственной вневедомственной экспертизы Комитета по архитектуре и капитальному строительству Приморского края.

Названия частей и отделов организаций, а также слова типа президиум, ученый совет, факультет, отделение, сектор, группа пишутся со строчной буквы: юридический отдел Управления делами, экономический факультет, экспертная группа, Межправительственный совет по сотрудничеству строительной деятельности стран СНГ, Межведомственный совет по вопросам архитектуры, строительства и жилищно-коммунального хозяйства.

3.7. Названия заводов, фабрик, комбинатов и т.п. с условным наименованием в кавычках

С прописной буквы пишется первое из поставленных в кавычки слов, родовое же название и название, указывающее специальность, пишутся со строчной буквы: судоремонтный завод «Нерпа», металлургический завод «Серп и молот», торговая фирма «Интеграция», производственное объединение «Элегант», шахта «Северная 2- бис», концерн «Телеком».

3.8. Названия со словами «имени того-то» или номером

В названиях со словом «имени» или номером родовое название и название, указывающее специализацию, пишутся со строчной буквы: металлургический завод имени А.И. Серова, фабрика детской книги №1, разрез имени Вахрушева.

3.9. Сложные названия, начинающиеся словами «Государственный», «Всероссийский», «Центральный», «Международный» или порядковыми числительными (Первый, Второй и т.п.)

С прописной буквы пишется первое слово: Всероссийский биржевой банк, Международная универсальная биржа вторичных ресурсов, Шестой государственный подшипниковый завод, Государственный концерн по производству цветных металлов «Норильский никель».

3.10. Сложные названия, начинающиеся с географического определения

Пишутся с прописной буквы, если это определение входит в их состав, и со строчной, если географическое определение не входит в состав названия, а только указывает на местонахождение: Московская государственная вневедомственная экспертиза, Уральский электромеханический завод, Московский центр ценных бумаг, но: орловское предприятие «Олимп», тульский кооператив «Искатель».

3.11. Названия зарубежных фирм, компаний, концернов, банков

Названия зарубежных фирм и т.п. из одного или нескольких слов транскрибируют русскими буквами и заключают в кавычки. С прописной буквы пишут первое слово в кавычках и собственные имена: компания «Юнайтед стейтс стил», «Дженерал моторс», концерн «Рено-Меган», «Роллс-Ройс», фирма «Сони».

Названия зарубежных фирм и т.п. в виде буквенной аббревиатуры в кавычки не заключают: АЭГ, ТТТ, МББ.

3.12. Академии, научно-исследовательские учреждения, учебные заведения

В названиях научных учреждений и учебных заведений с прописной буквы пишется первое слово, а также имена собственные, входящие в название: Российская академия наук (РАН), Российская академия архитектуры и строительных наук (РААСН), Военно-Воздушная академия имени Ю.А. Гагарина, Московский государственный университет имени М.В. Ломоносова (МГУ).

Средние учебные заведения неединичного характера (школы, техникумы, училища) пишутся со строчной буквы: медицинское училище №1, средняя школа №59 имени Н.В. Гоголя, московская средняя школа №266. Однако если в состав названия входит географическое определение или название носит единичный характер, то оно пишется с прописной буквы: Музыкальное училище имени Ипполитова-Иванова, Санкт-Петербургский архитектурно-строительный колледж, Брянский строительный техникум.

3.13. Средства массовой информации. Зрелищные предприятия и учреждения (театры, музеи, парки и т.п.)

С прописной буквы пишется только первое слово и собственные имена, входящие в название: «Российская газета», Государственный театр им. Евгения Вахтангова, Центральный парк культуры и отдыха им. М. Горького.

С прописной буквы пишется и начальное слово усеченного названия, которое употребляется в функции полного: Государственная Оружейная палата Московского Кремля (Оружейная палата), Государственный литературный музей (Литературный музей), Центральный Дом журналиста (Дом журналиста).

В названиях из родового наименования и наименования в кавычках с прописной буквы пишется только наименование в кавычках: выставка «Современный дом», международная выставка «Архитектура и строительство».

Слова «Дворец» и «Дом», входящие в названия учреждений культуры пишутся с прописной буквы: Дворец творчества для детей и юношества, Дом Российской прессы.

Эти же слова пишутся со строчной буквы, если употребляются как нарицательные существительные, а также во множественном числе и при наличии перед ними двух определений: Зимний дворец, дом отдыха, Большой Кремлевский дворец.

3.14. Сокращенные названия организаций.

Сокращенные названия, составленные из частей слов, пишутся с прописной буквы, если обозначают учреждения единичные, и со строчной, если служат наименованиями родовыми: Гознак, госкомитет, министерство.

Сокращенные условные названия организаций пишутся с прописной буквы, в кавычках и не склоняются, если им предшествуют слова «трест», «комбинат», «фабрика» и т.п.: комбинат «Кузбассуголь» (комбината «Кузбассуголь»), трест «Саратовгаз» (треста «Саратовгаз»).

Сокращенные смешанные названия единичных организаций (сложносокращенные слова в сочетании с буквенными аббревиатурами) пишутся с прописной буквы, слитно, без кавычек; причем, буквенные аббревиатуры, которые принято писать прописными буквами, сохраняют написание, как в начале, так и в середине или в конце сокращенного обозначения: НИИстройкерамика, ЦНИЭПсельстрой, ГипродорНИИ.

4. ДОЛЖНОСТИ, ЗВАНИЯ, ТИТУЛЫ

4.1. Наименования воинских и почетных званий, ученых степеней

Наименования воинских и почетных званий, ученых степеней пишутся со строчной буквы:

действительный член Российской академии наук, академик,

лауреат Государственной премии

Высшее звание Российской Федерации пишется с прописной буквы: Герой Российской Федерации.

Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы при их установлении и присвоении. В других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы. Например, установить почетное звание «Заслуженный строитель Российской Федерации», присвоить звание «Государственный строительный инспектор Российской Федерации», но наградить народного артиста Российской Федерации.

5. УСЛОВНЫЕ ИМЕНА СОБСТВЕННЫЕ, МЕСТОИМЕНИЯ ПРИ ОБРАЩЕНИИ К ЛИЦАМ. ФОРМУЛЫ ОБРАЩЕНИЯ

5.1. Местоимения «Вы» и «Ваш»

Пишутся с прописной буквы, как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах: Прошу Вас..., Сообщаем Вам...

Обращением к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: Уважаемые господа, ваше письмо...

С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в анкетах: Где Вы проживали раньше? Состав Вашей семьи.

5.2. Формулы обращения в документах

Общая формула обращения:

Уважаемый господин Петров!

Уважаемые господа!

При обращении к должностным лицам высших органов государственной власти и управления, руководителям (президентам, председателям и т.д.) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например:

Уважаемый господин президент!

Уважаемый господин председатель!

Уважаемый господин министр!

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству:

Уважаемый Олег Николаевич!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение:

Уважаемые коллеги!

Обращением к соратникам по партии или иному общественному движению является:

Уважаемые товарищи!

6. ИМЕНА, ОТЧЕСТВА, ФАМИЛИИ

6.1. Общее правило написания личных имен

В именах, отчествах, фамилиях, псевдонимах, прозвищах, кличках пишутся с прописной буквы все входящие в них слова.

6.2. Сложные фамилии, псевдонимы, личные имена

Каждая часть русской двойной, тройной фамилии и псевдонима начинается с прописной буквы и отделяется дефисом: Данилов-Данильян.

6.3. Склонение фамилий

Мужские фамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную склоняются: Майорец - Майорца, Коломиец - Коломийца, Озолинг - Озолинга Хмель - Хмеля, в отличие от женских, которые не склоняются.

Фамилии, оканчивающиеся на неударную гласную -а, -я, склоняются, за исключением фамилий, в которых окончанию -а предшествует -и: Неруда-Неруды, Петрарка - Петрарки (но Гарсиа, Гулиа).

Славянские фамилии, оканчивающиеся на ударную гласную -а, -я склоняются: Головня - Головни, Лобода - Лободы.

Неславянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную -а, -я, не склоняются: Дюма, Золя.

7. НАИМЕНОВАНИЯ УСТРОЙСТВ, МАШИН, ПРОИЗВЕДЕНИЙ, ПАМЯТНИКОВ

7.1. Наименования устройств, машин (кораблей, поездов, самолетов)

Условные индивидуальные названия заключаются в кавычки и начинаются с прописной буквы: крейсер «Варяг», экспресс «Красная стрела», ледокол «Россия».

Условные названия, представляющие обозначение серийно выпускаемых машин, заключаются в кавычки и начинаются с прописной буквы: автомобили «Волга», «Жигули», комбайны «Дон», «Сибиряк», трактор «Беларусь», самолеты «Боинг-747», «Мираж».

Неофициальные названия машин, передающие на письме разговорную речь, принято писать со строчной буквы: «форды», «тойоты», «кадиллаки».

Серийные обозначения машин в виде буквенных аббревиатур, сочетающихся с номерами или без номеров, пишутся без кавычек: Ан-24, В-1, КамАЗ, МАЗ-500.

7.2. Памятники старины

В названиях соборов, храмов и т.п. с прописной буквы пишут первое слово (если это не родовое понятие) и имена собственные: храм Василия Блаженного, Кафедральный собор храма Рождества Богородицы, Православный Никольский собор, церковь Покрова.

7.3. Произведения изобразительного искусства

В тексте они заключаются в кавычки и начинаются с прописной буквы:

«Страшный суд» Микеланджело, «Сикстинская мадонна» Рафаэля, но: монумент Славы, памятник А.С. Пушкину, портрет Л.Н.Толстого.

8. ВОЕННЫЕ НАЗВАНИЯ

8.1. Важнейшие военные названия

В важнейших военных названиях Российской Федерации все слова пишутся с прописной буквы: Вооруженные Силы Российской Федерации, Военно-Морской Флот Российской Федерации, Военно-Воздушные Силы.

Названия вооруженных сил других государств принято писать со строчной буквы: вооруженные силы Италии, французская армия, но: британская Рейнская армия.

9. НАПИСАНИЕ ДАТ

9.1. Дата из числа месяца, порядкового номера месяца и года

Если в состав даты входит день месяца (число), месяц и год, то указанные элементы могут иметь следующее написание:

02.09.99

01.01.2000

2 февраля 2000 г.

2 февраля 2000 года.

Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово «год» пишется полностью: план на 2000 год, смета на 2000 год.

Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то она имеет следующее написание:

в октябре 2000 г.

в октябре-ноябре 2000 г.

в I квартале 2000 г.,

в III-IV кварталах 2000 г.

в первом полугодии 2000 г.

9.2. Слово «год» при цифрах даты

Слова «год», «годы» сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия. Если дата состоит только из года, то слово «год» пишется полностью: План оргтехмероприятий на 2000 год.

Требуется опускать слово «год» при его цифровом обозначении на титульном листе, обложке, а также в выходных данных библиографического описания.

Рекомендуется опускать слово «год» при его цифровом обозначении, как правило, при датах в круглых скобках. Обычно это даты рождения, смерти, рождения и смерти рядом с именем какого-либо лица, дата создания или издания произведения, стоящая после его названия, дата исторического события и т.п.: «Экспертиза в инвестиционном процессе Германии (1999)».

9.3. Обозначение периодов

Календарные сроки в тексте пишутся следующим образом: 23-28 августа 1999 года, 30 августа - 4 сентября 2000 г., в октябре 1994 г., но: за 8 месяцев 1994 года, в 1995 году, с 1992 по 1995 год, в 1999-2000 годах.

Все виды не календарных лет (бюджетный, операционный, отчетный, учебный год, театральный сезон), т.е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 1998/99 учебном году, Отчетный 1998/99 год.

В остальных случаях между годами ставится тире, причем второй год пишут полностью, например: освободить от взимания налога в 1999-2000 годах.

Квартал обозначается римской цифрой, а полугодие пишется полностью: I квартал 2000 г., во втором полугодии 2000 г.

При римских цифрах падежные окончания (наращения) не ставятся: в I квартале (но не в I-м квартале).

9.4. Названия праздников

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День российской печати, но: День Победы, Рождество Христово.

Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.

Названия праздников, являющихся официальными выходными днями:

I и 2 января - Новый год,

7 января - Рождество Христово,

8 марта - Международный женский день,

1 и 2 мая - Праздник Весны и Труда,

9 мая - День Победы,

12 июня - День принятия декларации о государственном суверенитете Российской Федерации,

7 ноября - День примирения,

12 декабря - День конституции.

10. НАПИСАНИЕ ЧИСЕЛ

10.1. Буквенная форма однозначных целых чисел

Буквенная форма чисел используется:

Если однозначные числа стоят в косвенных падежах (не при единицах физических величин, денежных единицах):

Если стечение нескольких чисел в цифровой форме может затруднить чтение, а вставить между этими числами слово или изменить порядок слов, чтобы развести числа, сложно или нежелательно:

Если вставить слово или изменить порядок слов несложно, то предпочтительнее сделать это, чем менять цифровую форму числа на буквенную: 5 новых 30-местных автобусов.

Когда количественное числительное начинает предложение, поскольку при цифровой форме исчезает, как правило, прописная буква в первом слове предложения:

Во избежание разнобоя в написании количественных числительных, стоящих в начале и в середине предложения, желательно по возможности перестроить предложение, начинающееся числом, так, чтобы последнее перешло в середину: ...при такой планировке. Размещают 5 ПЭВМ...

10.2. Цифровая форма однозначных целых чисел

Используется:

Если однозначные целые числа, даже в косвенных падежах, стоят в ряду с дву- и многозначными, поскольку при восприятии ряда чисел не требуется мысленно переводить их в буквенную форму в нужном падеже.

Когда однозначные целые числа образуют сочетание с единицами физических величин, денежными единицами и т.п.

10.3. Цифровая форма многозначных целых чисел

Для таких чисел цифровая форма является предпочтительной в подавляющем большинстве случаев.

Разбивка чисел в цифровой форме на группы осуществляется пробелами (по три цифры): 34 768; 5 989.

Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после знака номера), в марках машин и механизмов, в обозначениях нормативных документов: № 89965

Точку в пробелах между цифровыми группами многозначного числа ставить запрещается.

10.4. Буквенная форма многозначных целых чисел

Эта форма рекомендуется при стечении двух чисел в цифровой форме и в случаях, когда предложение начинается числом. Если буквенная форма числа нежелательна, необходимо перестроить фразу, чтобы развести два числа или чтобы не начинать фразу числом:

10.5. Буквенно-цифровая форма чисел

Рекомендуется:

Для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде сочетания цифр с сокращением тыс., млн., млрд., 20 млрд. 12 млн.

Это правило распространяется и на сочетания крупных круглых чисел с обозначениями единиц физических величин, денежных единиц: 20 млн. км; 200 млрд. кВт-ч.

10.6. Дробные числа

После простых дробных чисел слова «часть», «доля», как правило, не употребляются:

Существительное после дробного числа согласуется с его дробной частью и поэтому ставится в родительном падеже единственного числа:

1/3 метра; 0,75 литра; 0,5 тысячи.

10.7. Обозначение диапазона значений

Для обозначения диапазона значений ставят: многоточие или тире, предлог «от» перед первым числом и «до» перед вторым.

Например: Длиной 5...10 м; Длиной 5-10 м; Длиной от 5 до 10м.

Тире в качестве знака диапазона значений величин не рекомендуется ставить: когда тире может быть принято за знак минус; когда одно из чисел - величина положительная, а другое - отрицательная или если оба - величины отрицательные.

При цифровой форме крупных чисел в диапазоне значений необходимо сохранять нули в числе нижнего предела.

При буквенно-цифровой форме чисел допустимо опускать в числе нижнего предела обозначение «тыс.», «млн.», «млрд.».

Числа в диапазоне значений располагаются от меньшего к большему, от нижнего предела к верхнему. Исключение составляют взаимосвязанные относительные числа (во второй паре большее число может идти первым): Это составляет 60-80 % всей массы груза. Остальные 40-20 %...

10.8. Номера телефонов, двойные и литерные номера домов

Номера телефонов принято писать, отделяя дефисом по две цифры справа налево: 4‑54-21; 3-21. В номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяется левая группа в три цифры: 924-89-99.

Двойные номера домов принято писать через косую черту; Фуркасовский переулок, д.12/5. Литерные номера домов пишутся слитно с номером дома: ул. Большая Дмитровка, д. 24а.

10.9. Порядковые числительные

Преимущественная форма написания в документах порядковых числительных - это арабские цифры с наращением падежного окончания или без него в соответствии с общими правилами написания порядковых числительных, за исключением:

- номеров тех объектов, которые принято обозначать римскими цифрами, т.к. последние употребляются без наращения падежного окончания. Римскими цифрами обозначаются: номера съездов, конференций, конгрессов и т.п.: (XI конгресс); века (форум «Стратегия экономического развития России в XXI веке»); номера международных объединений (III Интернационал), номера выборных органов (IV Государственная Дума); номера продолжающихся спортивных состязаний (XXII Олимпийские игры); имена императоров, королей (Николай II, Карл V), кварталы (I-III кварталы). Могут обозначаться римскими цифрами части, разделы книг;

- очень простых числительных (типа первый раз, второй раз), а также словосочетаний типа: итоги десятого заседания Межправительственного совета по сотрудничеству в строительной деятельности стран СНГ.

Падежные окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должны быть:

Однобуквенными, если последней букве числительного предшествует гласный звук: 5-й (пятый, пятой), 5-я (пятая), но не 5-ый, 5-ой.

Двухбуквенными, если последней букве числительного предшествует согласный звук: 5-го, 5-му, 30-ми, но не 5-о, 5-у, 5-и, 5-ого, 5-ому, 30-ыми.

Если один за другим следуют более двух порядковых числительных, разделенных запятой (точкой с запятой) или соединенных союзом, падежное окончание наращивают у каждого из них; 1-й, 2-й ряды, 80-е и 90-е годы.

Если один за другим следуют более двух порядковых числительных, разделенных запятой (точкой с запятой) или соединенных союзом, падежное окончание наращивают только у последнего числительного: 70, 80, 90-е годы.

Если подряд идут два числительных через тире, то падежное окончание наращивают:

только у второго, когда оно одинаковое у обоих числительных: 80-90-е годы;

у каждого числительного, когда падежные окончания у них разные или когда предшествующие первому числительному слова управляют только им и не связаны со вторым: в начале 80-х-90-е годы.

К порядковым числительным без наращения падежных окончаний, обозначенным арабскими цифрами, относятся:

номера томов, разделов, страниц и т.п., если родовое слово (том, раздел и т.д.) предшествует им: в томе I, разделе 4, на с. 12, но если родовое слово стоит после числительного, последнее пишется с наращением падежного окончания: в 1-м томе;

даты (годы и числа месяца), если слово «год» или название месяца следует за числом: в 2000 году; 5 мая 1999 года. Однако если слово «год» или название месяца опущено, или поставлено перед числом, или отделено от числа другим словом, падежное окончание рекомендуется наращивать: Наступил 2000-й.

10.10. Сложные существительные и прилагательные с числительными в составе

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся; 300-летие г. Петрозаводска, исполнить в 3-месячный срок, 1-2-3-секционный шкаф.

Сложные слова с числительным и прилагательным «процентный» пишутся: 10%-ный сбор.

10.11. Названия денежных единиц, единиц измерения и знаки (№, %) при числительных

1) Денежные выражения в рублях следует писать: 678 рублей.

2) Денежные выражения в рублях и копейках следует писать: 108 руб. 50 коп.

3) Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн. рублей.

Названия единиц измерения в тексте указов, постановлений и распоряжений, а также письмах рекомендуется писать: 17 тыс. рублей, 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 20 млн. тонн, 60 куб. метров; в приложениях и таблицах сокращенно: 17 тыс. руб., 5 тыс. м, 16 т, 120 кв. м, 20 млн. т, 60 куб. м.

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 28,5 кв. метра, но: 28,5 тыс. метров.

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 70 автомобилей, а не 10 штук автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих. Но пишется: 700 голов скота (птицы).

Знаки «№», «%» при нескольких числах (т.е. когда они должны обозначать множественное число) не удваиваются, а ставятся только один раз. Например:

Перед числами, обозначающими меру, не ставят предлога или тире.

11. ЕДИНИЦЫ ИЗМЕРЕНИЯ И ИХ СОКРАЩЕННЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ.

11.1. Единицы длин, площадей, объемов, времени и стоимости

11.2. Единицы физических величин.

11.3. Единицы тепловых величин.

11.4. Единицы электрических и магнитных величин.

12. НАИБОЛЕЕ УПОТРЕБЛЯЕМЫЕ СОКРАЩЕНИЯ СЛОВ*

III. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ,
ПЕРЕДАВАЕМЫХ ПО КАНАЛАМ ЭЛЕКТРОСВЯЗИ

1. Телеграммы (телетайпограммы), телексы.

1.1. Телеграф обеспечивают доставку информации по каналам телеграфной сети общего пользования через отделения связи.

1.2. Телеграммы, телетайпограммы (далее по тексту телеграмма) составляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

1.3. Юридическая сила поступившей телеграммы или телекса определяется программно-техническими средствами Госкомсвязи Российской Федерации, обеспечивающими идентификацию отправляемых сообщений.

* В проектах актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации следует избегать употребления сокращенных слов.

1.4. Передача телеграмм осуществляется в соответствии с «Правилами предоставления услуг телеграфной связи», утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 августа 1997 г. №1108.

1.5. Телеграммы, составляемые в организациях, визируются, подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, которые предъявляются к письмам. Первый экземпляр телеграммы передается в отделение связи, телеграф. Если телеграммы отправляются в счет внесенного аванса, то они сдаются по отдельным описям, составляемым в двух экземплярах.

Телеграмма должна быть написана ручкой или напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге.

1.6. В телеграммах содержатся следующие реквизиты:

служебный заголовок;

указание на категорию телеграммы;

отметка о виде телеграммы;

телеграфный адрес получателя, полный или условный;

текст - содержание телеграммы;

регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации;

подпись;

адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Служебный заголовок составляет работник связи, принимающий телеграмму для передачи.

Категория и вид телеграммы проставляются составителем и указываются перед адресом.

Адрес телеграммы печатается отдельной строкой. Адресом телеграммы может быть полный почтовый адрес получателя, его условный или полный телеграфный адрес. Далее могут указываться: должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресуется частному лицу.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.

Текст телеграммы может начинаться с обращения. Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа, без добавления слов «номер НР», «Ваш» или «на Ваш».

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание «не» опускать нельзя с сокращенными обозначениями знаков препинания, например:

точка                 ТЧК

запятая              ЗПТ

двоеточие         ДВТЧ

кавычки            КВЧ

скобки               СКБ

номер                НР

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой «тчк». Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста, но перед подписью ставят регистрационный индекс телеграммы.

Лексические особенности телеграмм:

не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем;

выбор делается в пользу более коротких слов;

предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает ее различных толкований;

не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации.

Текст телеграмм должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации. Только в некоторых случаях допускается краткое изложение доказательств, аргументация.

Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Вставки в тексте делать нельзя.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре, на остальных экземплярах подпись может быть воспроизведена на пишущей машинке и дополнена заверительной надписью и печатью организации.

В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.

Исходящий номер (делопроизводственный номер) проставляется на телеграммах так же, как и на документах, отправляемых по почте. Место, дата и время отправления (с указанием в часах и минутах) проставляются перед текстом телеграммы.

Адрес и наименование отправителя проставляются в нижней части телеграммы под чертой, где указываются: полный почтовый адрес отправителя, наименование организации, должность, фамилия, инициалы составителя телеграммы и при необходимости номер телефона.

2. Документы, передаваемые по факсимильной связи.

2.1. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя: тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д. и прием этой информации в виде копии факсимиле, часто называемую на практике факсом или телефаксом.

2.2. Преимущество факсимильной связи заключается в отправке и получении графической информации на бумажном носителе, что невозможно осуществить телеграфом и телексной связью.

2.3. Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа-подлинника (письмо, договор, протокол и т.д.).

2.4. В соответствии с Федеральным законом от 20 февраля 1995 года №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (статья 5) определено, что юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной и телекоммуникационной системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. В соответствии с письмом Высшего арбитражного суда Российской Федерации от 7 июня 1995 года №С1-7/03-316 при соблюдении указанных условий документ может признаваться в качестве доказательства, т.е. юридическая сила поступившего телефакса (факса) определяется программно-техническими средствами Госкомсвязи Российской Федерации, обеспечивающими идентификацию отправляемых сообщений.

Также в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (часть 1, статья 160) использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон.

2.5. 0тправляемые документы должны быть напечатаны четким контрастным шрифтом или написаны шариковой ручкой или тушью контрастными черными, темно-синими чернилами.

3. Телефонограммы.

3.1. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

3.2. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму в регистрационной форме;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

3.3. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

3.4. Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

3.5. В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

3.6. При отсутствии бланков телефонограмма записывается в регистрационную форму следующим образом:

должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму;

должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.

3.7. Принимаемая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и отпечатана.

Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.

3.8. Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм и телексов.

4. Сообщения, передаваемые электронной почтой (ЭП)

4.1. Электронными сообщениями (письмами) называются документы, передаваемые по каналам ЭП, которая позволяет осуществлять обмен данными между средствами электронно-вычислительной техники (ЭВТ), анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений.

4.2. ЭП используется как для пересылки сообщений между средствами ЭВТ внутри одной организации, так и для передачи сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).

В соответствии с Федеральным Законом «Об информации, информатизации и защите информации» юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основе лицензии.

4.3. Подключившись к ЭП, пользователь получает возможность переписываться с другими абонентами и с абонентами международных сетей (Internet, UUnet, BINET, CompuServe и др.).

4.4. ЭП предоставляет абонентам следующие возможности:

взаимодействовать через электронные почтовые ящики и доски объявлений абонентов сети ЭП;

иметь оперативный доступ к информации, хранящейся в базах данных различных организаций;

обмениваться сообщениями с абонентами других сетей;

получать сообщения с телеконференций по интересующим темам и отправлять собственные сообщения в телеконференцию;

иметь доступ к публичным архивам, существующим на некоторых серверах как в Internet, так и в других, связанных с ней сетях во всем мире.

4.5. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя.

Всю корреспонденцию в зависимости от ее содержания и предназначения, система электронной почты хранит в различных «папках», которые подразделяются на личные и общие. Это дает возможность разделять полученные письма и отправленные; отдельно хранить неоконченные письма и копии удаленных; защищать частную информацию, поскольку личные папки одного пользователя не должны быть доступны для других пользователей системы ЭП.

В системе предусмотрены следующие операции с письмами: поиск, копирование и перенос из одной папки в другую, отбор по заданному критерию

Встроенная адресная книга и текстовые редактор облегчают процесс создания и отправления писем. Однажды созданное и занесенное в базу форм документов письмо может быть использовано многократно.

4.6. Электронное сообщение состоит из адреса или нескольких адресов получателей, заголовка, содержащего служебную информацию и текста.

Адрес в системе ЭП состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком "@", например:

аlесs @ munic.msk.rus - имя @ домен.

Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками.

В сети Internet допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации:

СОМ              коммерческие организации;

EDU                учебные и научные заведения;

GOV               правительственные учреждения;

MIL                 военные организации;

NET                сетевые узлы Internet;

ORG               прочие организации.

4.7. Служебный заголовок электронного сообщения содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой.

Если текст электронного сообщения получается слишком большим (более 100 килобайт), то его лучше сжать при помощи команд «compress» в системах семейства INIX, «pkarc» или «pkzip» в MS DOS), или отправлять сообщение по частям.

Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию объектный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму.

Посылать электронное сообщение, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать.

4.8. Требования к оформлению документов, посылаемых ЭП аналогичны требованиям к оформлению служебных документов.

IV. ПРИМЕРЫ НАИБОЛЕЕ ЧАСТО ВСТРЕЧАЮШИХСЯ НЕПРАВИЛЬНЫХ ОБОРОТОВ РЕЧИ И ИХ ПРАВИЛЬНОЕ УПОТРЕБЛЕНИЕ

V. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ
СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ

■ АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);

■ АРХИВНАЯ СПРАВКА И ВЫПИСКИ;

■ АРХИВНАЯ КОПИЯ;

■ ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);

■ ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);

■ ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.);

■ ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ на документы;

■ ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);

■ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ;

■ КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ;

■ НОРМЫ расхода;

■ ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

■ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.);

■ ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);

■ ПОРУЧЕНИЯ бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.д.);

■ ПОЛОЖЕНИЯ об организации;

■ РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений), представляемые в банк;

■ СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.);

■ СОГЛАШЕНИЯ;

■ СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

■ СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.).

■ ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ;

■ УДОСТОВЕРЕНИЯ;

■ УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИИ;

■ ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ.

VI. КРАТКИЙ СЛОВАРЬ НАИБОЛЕЕ ЧАСТО УПОТРЕБЛЯЕМЫХ
ТЕРМИНОВ В СФЕРЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Специалисты службы делопроизводства должны владеть специальной терминологией. Крайне необходимо знать терминологию из области почтово-телеграфных отношений, документирования, делопроизводства, информатики.

Данный словарь составлен с учетом знаний, которые получили отражение в государственных стандартах, рекомендациях Международных организаций по стандартизации нормативно-методических разработках и руководящих материалов Федеральной архивной службы Российской Федерации. В словаре зафиксированы лишь ключевые понятия.

Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Адресант - отправитель документа.

Адресат:

а) получатель документа;

б) реквизит документа, включающий наименование получателя документ и в необходимых случаях его почтовый адрес.

Акт:

а) обобщенное наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке (законодательный акт, правовой акт);

б) официальный документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (например: акт ревизии, акт проверки, акт приемки).

Анкета - документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или возможные варианты ответов) на них.

Аннотация - краткое изложение первоисточника.

Аппарат управления:

а) система органов государственного управления, совокупность учреждений и организаций, обеспечивающих управление в какой-либо сфере деятельности;

б) совокупность работников (руководителей, специалистов, технических исполнителей) учреждения или организации, выполняющих управленческие функции.

Архивная выписка - дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.

Аспект - точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.

Бланк документа - стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа.

Бланк должностного лица - бланк документа, на котором воспроизведена должность автора документа.

Бланк конкретного вида документа - бланк документа, предназначенный для составления документов определенного вида.

Бланк письма - бланк документа, используемый для ведения переписки.

Ведомость - перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная ведомость, оборотная ведомость и т.д.).

Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Виза согласования документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления и др.

Внутренний документ - документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение.

Входящий номер документа - регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.

Выписка из официального документа - копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке.

Гарантийное письмо - служебное письмо, содержащее гарантию оплаты или предоставления услуг;

Гербовый бланк - бланк документа с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации или муниципального образования.

График - графический или текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения.

Гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Дата документа - реквизит официального документа, свидетельствующий о времени его подписания, утверждения или принятия.

Деловое письмо - документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которые могу быть и юридическими, и физическими лицами,

Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Депонирование документов - установленный порядок их хранения в справочно-информационном фонде.

Дело - единица хранения письменных документов в архиве, помещенным в отдельную папку.

Директивный документ - документ, содержащих обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

Доверенность - документ, дающий полномочия предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Договор - документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

Договорное письмо - один из видов сопроводительного письма указывающего на факт отправки договора.

Доклад:

а) письменный документ, содержащий изложение определенных вопросов с выводами и предложениями составителя, предназначенный для устного прочтения;

б) устное выступление на заседании, совещании и т.д.

Докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Документ - информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

Документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документ на машинном носителе (Машиночитаемый документ, электронный документ) - документ, созданный с использованием носителей способов записи, обеспечивающих обработку его информации на компьютере.

Документация - совокупность документов по определенному предмету.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документная информация - информация, содержащаяся в документе.

Документная лингвистика - (прикладная лингвистика, прикладная стилистика) - научная дисциплина, изучающая язык и стиль служебных документов с целью их нормализации (унификации), что обеспечивает экономию трудозатрат на процесс составления служебных документов.

Документооборот:

а) прохождение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки;

б) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.

Должностное лицо - работник, учреждения, наделенный правом принимать управленческие решения.

Досье - документы по какому-нибудь делу или вопросу.

Дублирующий документ - один из экземпляров размноженного документа.

Дубликат - повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу.

Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Заголовок к тексту документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Заказ - документ, содержащий требование на изготовление, продажу, доставку, выдачу чего-либо, производство каких-либо работ.

Заключение - документ, содержащий мнение учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Записка - краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение содержания какого-либо документа, факта, события (например: служебная записка, докладная записка, объяснительная записка).

Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу.

Извещение - документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и предлагающий принять в нем участие.

Инвентаризационная опись (ведомость) - перечень имущества учреждения, предприятия, организации или лица с указанием выявленного количества, состояния предметов и их стоимости.

Индексы - условные обозначения, присваиваемые документам в процессе учета (регистрации) и исполнения.

Индекс дела - цифровое обозначение дела в номенклатуре дел учреждения, наносимое на его обложку.

Индексация - проставление индексов.

Инициативный документ - документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.

Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях установления правил в определенной сфере деятельности.

Информационное письмо - письмо, разъясняющее положение отдельных нормативных документов и (или) содержащее методические положения по их применению.

Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Исходящий документ - документ, отправленный из учреждения.

Исходящий номер документа - регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.

Картотека по личному составу - каталог документальных материалов, содержащий сведения о трудовом стаже, образовании, зарплате, службе в армии, социальном положении и т.д. отдельных лиц.

Классификационный индекс - условное обозначение (цифровое буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делениям схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Он может проставляться на документах и делах.

Ключевые слова - слова, каждое из которых необходимо, а все вместе достаточны для отражения содержания документа.

Консервация документа - предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.

Контракт - договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

Конфиденциальная информация - документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Копирование документов - воспроизведение документов без промежуточных печатных форм.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Корреспондент - учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

Личное дело - дело, включающее документы о каком-либо лица (биографии, образовании, трудовой и общественной деятельности).

Маркировка - индексация технических документов.

Машинописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.

Наименование документа - обозначение вида письменного документа.

Незаверенная копия - копия письменного или графического документа, которая ввиду отсутствия на ней необходимых реквизитов не имеет юридической силы подлинника документа.

Номенклатура - перечень наименований.

Номенклатура дел - систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения или его структурного подразделения, с указанием сроков хранения.

Нормативный документ - документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

Нормативы - документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).

Носитель информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой, текстовой или графической информации, в том числе в преобразованном виде.

Объяснительная записка:

а) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);

б) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Опись - юридически оформленный перечень документов.

Оригинал документа - экземпляр документа, являющийся исходным материалов для копирования.

Отзыв - документ, содержащий мнение специалиста организации по какому-либо документу или вопросу.

Отметка для автоматического поиска документов - реквизит документа, содержащий сведения о месте хранения электронной копии документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело - реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Отметка о заверении копии - реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.

Отметка о контроле - реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.

Отметка о наличии приложения - реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.

Отметка о поступлении документа в организацию - реквизит документа, содержащий сведения о дате поступления документа в учреждение и его регистрационном номере.

Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление документа - проставление необходимых реквизитов установленных правилами документирования.

Переписка - письменные сообщения информационного характера, оформленные в соответствии с правилами документирования, передаваемыми по каналам почтовой связи и электросвязи между организациями учреждениями, предприятиями и частными лицами.

Перечень - систематизированный список документов, предметов объектов, лиц, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Письмо:

а) почтовое отправление в виде почтового конверта с письменным сообщением;

б) обобщенное название различных по содержанию документов передаваемых с помощью средств почтовой связи.

Письмо-подтверждение - письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшегося ранее разговора и т.п.

Письмо-напоминание - письмо, в котором вторично содержатся информации о каком-либо факте. Такое письмо по значению приближается к телеграмме.

Письмо-извещение - письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов: «сообщаем (извещаем», «доводим до Вашего сведения» «ставим Вас в известность»).

Информационное письмо - письмо, своевременно информирующее другое предприятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте.

Письмо-приглашение - такие письма адресуются конкретному лицу или нескольким лицам.

Повестка - официальное сообщение частному лицу с предложением явиться куда-либо или учреждению - выслать своего представителя.

Повестка дня - перечень вопросов, подлежащих рассмотрению на совещаниях, заседаниях и т.д.

Подлинник документа - первый и единственный экземпляр официального документа.

Подпись документа - подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая подлинность или заверяющая копию документа.

Положение:

а) документ, устанавливающий статус, задачи и функции, права, порядок деятельности организации, органа управления, структурного управления;

б) правовой акт, содержащий свод правил, регулирующих определенный вид деятельности.

Поисковые данные документа - сведения о месте хранения документа, включающие в себя архивный шифр и ссылку на номер дела, листа (страницы) документа.

Постановление - правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления, в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил.

Правила - правовой акт, содержащий свод обязательных для выполнения требований, норм, положений.

Предложение - разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Предметный каталог - каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке.

Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.

Претензионное письмо - письмо, отправляемое виновной стороне, в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров или разного рода обязательств.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных задач, стоящих перед данной организацией.

В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности.

Программа - документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная программа) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.

Проект документа - предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Распорядительные документы - документы, в которых фиксируется решение в учреждении административных и организационных вопросов.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения оперативных вопросов деятельности организации.

Регистрационная карточка - карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.

Регистрационный номер документа - порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или замечающий его.

Регистрация документов - запись в учетных формах кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.

Реестр - перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (реестр описей).

Резолюция - решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.

Резолюция на документе - письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

Реквизит документа - обязательный информационный элемент оформления официального документа.

Решение:

а) правовой акт, принимаемый некоторыми коллегиальными и совещательными органами в целях решения наиболее важных вопросов их компетенции;

б) совместный акт, издаваемый несколькими неоднородными органами управления;

Сводка - документ, содержащий обобщенные данные из различных источников по какому-либо вопросу.

Сдаточная опись - опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Система организационно-распорядительной документации - система документации, фиксирующей решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, из подразделений и должностных лиц.

Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Сопроводительное письмо - письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей

Спецификация - документ, содержащий подробное перечисление узлов групп, элементов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т.д., входящих в состав сборочного или монтажного чертежей.

Список - перечисление лиц или предметов в определенном порядке составленное в целях информации или регистрации.

Справка:

а) документ информационно-справочного, аналитического или отчетного характера, представляемый руководству;

б) документ, подтверждающий факт биографического или другого характера.

Справочно-информационный фонд - совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и научно-технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания.

Стандарт - нормативный документ, содержащий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации.

Стенограмма - дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.

Счет - документ, в котором указана предварительная стоимость товара или услуги.

Счет-фактура - документ, в котором указана окончательная стоимость за товар или услуги.

Табель - перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например: табель отчетности, табель посещаемости).

Таблица - документ, содержащий текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам.

Тезисы - краткое изложение текста документа или выступления.

Текст документа - информация, зафиксированная каким-либо типом письма или какой-либо системой звукозаписи, представляющая собой всю речевую информацию документа или ее часть.

Телеграмма (телетайпограмма) - обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу (телетайпу).

Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонементской телеграфной сети.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телефону и записываемых на специальных бланках.

Техническая документация - обобщающее название документов (чертежей, спецификаций, карт, пояснительных записок, инструкций и т.д.), предназначенных для описания и графического оформления технологических процессов, конструктивных решений и т.п.

Типовые документы (текст-аналоги):

а) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам;

б) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (типовой устав, типовая структура) или отдельных ее сторон (типовой договор) и, являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.

Трафаретный документ - документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание (трудовое соглашение, арендный договор, справка о зарплате, местожительстве и т.п.).

Указ - правовой акт, издаваемый Президентом Российской Федерации.

Указание:

а) правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа, а также вышестоящих органов управления;

б) документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.

Указатель - систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Устав - правовой акт, устанавливающий статус, цели, порядок и характер деятельности предприятия, организации.

Факсограмма (Факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Факсимиле:

а) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанного от руки;

б) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственную подпись на деловом документе.

Формат бланка документа - установленный государственным стандартом размер листа бумаги, применяемой для создания документа.

Формирование дела - отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри его.

Формуляр документа - совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, разновидность, дата, заголовок, содержание и т.п.).

Формуляр-образец (документа) - модель построения документа устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Циркулярное письмо - письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.

Штатное расписание - структура и перечень должностей в учреждении с указанием размеров должностных окладов, надбавок и т.д.

Электронное сообщение - документ, переданный по системе связи между автоматизированными базами данных.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Юридическое лицо - учреждение, предприятие или организация, выступающее в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.

ИСТОЧНИКИ РАЗРАБОТКИ

Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. М., 1993.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (статья 5) от 20.02.95 №24-ФЗ.

Распоряжение Администрации Президента Российской Федерации «0 порядке приема и передачи служебной информации по каналам факсимильной связи» от 08.05.92 № 305.

Постановление Совета Министров-Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 03.03.93 № 191.

Правила оказания услуг почтовой связи. Утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09 97 № 1239.

Правила предоставления услуг телеграфной связи. Утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.99 №1108.

Общероссийский классификатор управленческой документации: (ОКУД), М., 1994.

ГОСТ Р 1.0-92 «Государственная система стандартизации Российской Федерации. Основные положения».

ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

«Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению» (для организаций с различными формами собственности). Утверждена Государственной архивной службой России 23.12.93.

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Утверждена по распоряжению Совета Министров-Правительства Российской Федерации от 24.06.92 № 1118-Р, зарегистрирована Министерством Юстиции Российской Федерации 05.07.92. Рег. № 321,

Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986.

Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. М., 1982.

Комментарий к ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (разработан Академией народного хозяйства при Правительстве Российской Федерации в 1999 году).

Методические рекомендации по оформлению документов на основе ГОСТ Р 6.30-97 (разработаны Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и утвержденными Федеральной архивной службой в 1998 году).

СН 528-80. Перечень единиц физических величин, подлежащих применению в строительстве. М., 1981.