Должностные инструкции
Razdel:
Канцелярия,
машинописное бюро, архив
Утверждаю
________________________
___________________________________ (инициалы, фамилия)
(наименование организации, _________________________
предприятия и т.п., его (директор или иное
организационно-правовая форма) должностное лицо,
уполномоченное утверждать
должностную инструкцию)
" " ____________ 20__г.
м.п.
Должностная инструкция
документовода
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)
" " ______________ 20__г. N_________
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Документовод относится к категории специалистов, принимается на
работу и увольняется с нее приказом директора предприятия.
1.2. На должность документовода I категории назначается лицо,
имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности
документовода II категории не менее _______ лет; на должность
документовода II категории - лицо, имеющее высшее профессиональное
образование и стаж работы в должности документовода не менее _________
лет; на должность документовода - лицо, имеющее высшее профессиональное
образование, без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Документовод непосредственно подчиняется ______________________
(начальнику отдела
________________________________________________________________________.
документационного обеспечения,заведующему канцелярией, иному должностному
лицу)
1.4. Во время отсутствия документовода (отпуск, болезнь и пр.) его
должностные обязанности выполняет заместитель, назначаемый в
установленном порядке, который несет полную ответственность за
качественное, эффективное и своевременное их выполнение.
1.5. В своей деятельности документовод руководствуется:
- законодательными и нормативными документами, рассматривающими
вопросы документационного обеспечения управления;
работы;
- методическими материалами по соответствующим вопросам;
- уставом предприятия;
- правилами трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями директора предприятия и
непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией.
1.6. Документовод должен знать:
- законодательные и нормативные правовые акты, постановления,
распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы
вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;
- порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе
организационной и вычислительной техники служб документационного
обеспечения управления;
- методы исследования, анализа, проектирования и развития
документационных систем;
- порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности
документов;
- организацию архивного дела;
- нормативные и методические документы по проектированию и
эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
- основы программирования;
- методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
- основы эргономики, социальной психологии, социологии;
- отечественный и зарубежный опыт в области документационного
обеспечения управления;
- основы экономики, организации труда и управления;
- законодательство о труде Российской Федерации;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
II. Функции
На документовода возлагаются следующие функции:
2.1. Организация системы ведения документации.
2.2. Внедрение автоматизированных информационных систем и систем
управления, новейших информационных технологий.
2.3. Контроль за состоянием делопроизводства.
2.4. Методическая работа по вопросам документационного обеспечения.
2.5. Работа с кадрами службы документационного обеспечения
управления.
III. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него функций документовод обязан:
3.1. Разрабатывать и внедрять технологические процессы работы с
документами и документной информацией на основе использования
организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения,
оперативное хранение, справочная работа).
3.2. Подготавливать предложения по обеспечению эргономических
условий труда, рационализации рабочих мест работников службы
документационного обеспечения управления.
3.3. Принимать участие в планировании, организации и
совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения
управления, осуществлять контроль за состоянием делопроизводства.
3.4. Разрабатывать унифицированные системы документации и табели
документов различного назначения и уровня управления, классификаторы
документной информации.
3.5. Обеспечивать внедрение систем ведения документации.
3.6. Принимать меры по упорядочению состава документов и
информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации
документопотоков.
3.7. Участвовать в отборе документов, передаваемых на
государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности
документов.
3.8. Принимать участие в постановке задач, проектировании,
эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения)
автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в
разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных),
базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники,
проектировании и актуализации баз и банков данных.
3.9. Изучать и обобщать передовой отечественный и зарубежный опыт в
области документационного обеспечения управления, разрабатывать
нормативно-методические документы по вопросам документационного
обеспечения.
3.10. Принимать участие в работе по подбору, расстановке и повышению
квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.
IV. Права
Документовод имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
по вопросам его деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по
совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными
настоящей инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений,
специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в его
компетенцию.
4.4. Привлекать специалистов всех структурных подразделений
предприятия для решения возложенных на него обязанностей (если это
предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - с
разрешения руководителя предприятия).
4.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в
исполнении своих должностных обязанностей и прав.
V. Ответственность
Документовод несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности
правонарушения - в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных
трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)
Руководитель структурного подразделения _________________________
(инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
" " _____________ 20__г.
Согласовано:
Начальник юридического отдела
_____________________________
(инициалы, фамилия)
_____________________________
(подпись)
" " ________________ 20__г.
С инструкцией ознакомлен: _________________________
(инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
" " _____________ 20__г.
